Proses pengadaan barang, mesin produksi, peralatan usaha, perlengkapan reparasi, dan lain sebagainya yang sedang dibutuhkan perusahaan merupakan definisi atau pengertian dari procurement. Selain dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan, software procurement juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan barang apa pun yang dibutuhkan dengan kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, serta biaya yang paling murah sesuai dengan anggaran yang dimiliki perusahaan. Artinya, proses ini dapat menekan biaya pengadaan barang dan jasa sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan. Jika dulu procurement dilakukan secara manual, kegiatan procurement kini mulai mengalami transformasi menjadi e procurement Indonesia karena melibatkan perangkat elektronik serta sistem internet.
Baca juga : Mengenal E Procurement Indonesia Lebih Dalam
Tahapan dalam Procurement
Proses pengadaan barang dan jasa butuh banyak tahap, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan perusahaan sampai pembayaran ke supplier atau vendor. Di antara kedua tahap tersebut, setidaknya ada belasan tahap yang harus dilalui sehingga dapat dipastikan bahwa kegiatan pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan yang berbelit dan rumit. Dengan banyaknya tahapan tersebut, tidak aneh jika terjadi kesalahan pada sistem procurement manual. Pasalnya, ada banyak sekali dokumen yang harus diurus dalam sistem pengadaan barang dan jasa secara manual, antara lain persetujuan pembelian oleh manajemen, purchase order (PO), delivery order (DO) atau work order (WO), serta dokumentasi dan pengecekan terhadap invoice. Banyaknya dokumen yang harus dicek dan diurus akan memperbesar risiko terjadinya human error atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Terlebih dalam proses procurement manual yang setiap dokumennya berupa dokumen fisik yang rawan hilang. Namun, dengan melibatkan teknologi dalam proses pengadaan barang dan jasa melalui e procurement Indonesia, tahapan procurement konvensional yang rumit pun dapat disederhanakan dan dipermudah.
Karena dapat menyederhanakan tahapan procurement yang rumit, e procurement Indonesia dapat menghemat waktu semua orang yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa perusahaan. Akibatnya, proses pengadaan barang dan jasa pun menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, e-procurement juga membuat proses pengadaan menjadi lebih transparan.
